sz logo

logo uswps nazwa 3

Systemy informatyczne w zarządzaniu zasobami ludzkimi

Systemy informatyczne wdrażają nie tylko korporacje, lecz także małe i średnie firmy. To nieocenione narzędzie w zarządzaniu zasobami ludzkimi – podkreślają eksperci. Dają one szanse na zwiększenie efektywności, usprawnienie komunikacji, często duże oszczędności. Jak wpływają na kondycję pracowników? Czy nie powodują w nich poczucia wyobcowania? A może nadmiernie ingerują w życie prywatne? – odpowiedzi udziela dr Krzysztof Woźniak, ekspert doradzający przedsiębiorstwom w zakresie wdrażania systemów informatycznych.

Simon MacDonald, szer działu HR w firmie Betfair, największej giełdzie zakładów sportowych online, stanął kilka lat temu przed trudnym zadaniem. Musiał znaleźć system informatyczny, który w efektywny sposób będzie zarządzać kapitałem ludzkim firmy. Buduje ją 1700 pracowników w 14 krajach, co stanowi pierwszą trudność. Drugą była konieczność zintegrowania używanych już programów do obsługi działów HR. Trzecią – wdrożenie nowego systemu we wszystkich międzynarodowych oddziałach i dostosowanie go do różnych porządków prawnych. MacDonald szukał systemu elastycznego, funkcjonalnego, komfortowego i intuicyjnego. Sprawdził jedenastu dostawców, wybrał jednego. Nie jest to jednostkowa historia o ambitnym menedżerze, który zapragnął skierować swoją firmę na drogę postępu technologicznego. Wdrożenie w firmie systemu informatycznego, który będzie wspierać zarządzanie zasobami ludzkimi, to konieczność. Staje przed nią coraz więcej firm. Co z tego wynika?

Czas na rewolucję – przemysł 4.0

Początkowo systemy informatyczne, takie jak ERP (Enterprise Resources Planning), były wykorzystywane w firmach do usprawnienia procesów finansowo-księgowych i zarządzania kadrami. Z czasem do modułu podstawowego dochodziły kolejne funkcjonalności: zarządzanie relacjami z klientem, sprzedażą, magazynem, produkcją. Oprogramowanie, na które kiedyś było stać tylko gigantów, w latach 90. stało się przystępne również dla małych i średnich firm.

Ale to już nie wystarcza. Po epoce pary, elektryczności i komputerów nadszedł czas na czwartą rewolucję przemysłową. Big Shift, przemysł 4.0, cyfrowa transformacja biznesu. To rewolucja, na której sztandarach widnieją: internet rzeczy (inteligentna mobilność), internet usług (inteligentne sieci i logistyka), internet ludzi (sieci społecznościowe i biznesowe), internet danych (inteligentne budynki i mieszkania). Ekonomista Klaus Schwab w książce „Czwarta rewolucja przemysłowa” przekonuje, że (…) „jesteśmy świadkami ogromnych zmian we wszystkich branżach; wyłaniają się nowe modele biznesowe, pojawiają się przełomowe zakłócenia w istniejącym porządku, które rewolucjonizują systemy produkcji, konsumpcji, transportu i dostaw”.

Dla biznesu czwarta rewolucja przemysłowa oznacza głębokie zmiany w modelu zarządzania. Z jednej strony systemy IT zwiększają wydajność firm, z drugiej zaś przyspieszają fluktuacje na rynkach – pisze Piotr Ciski, dyrektor zarządzający w firmie Sage, w artykule „Rozwiązania dla ludzi”, opublikowanym w „Harvard Business Review”. „Z rankingu Fortune 500 z 1955 roku do dzisiaj przetrwało jedynie 12 proc. firm, ale w 2016 roku wypadło z niego aż 26 proc. spółek. W gospodarce cyfrowej podstawą wyceny firm jest własność intelektualna i usługi, a nie dobra inwestycyjne lub majątek rzeczowy” – podkreśla Ciski. W cyfrowym wyścigu ciągle najważniejsi są ludzie: „W wyścigu firm o najlepszych kandydatów wygra organizacja wspomagana nowoczesną technologią. Dlatego firmy muszą zrozumieć, że cyfryzacja procesów zarządzania zasobami ludzkimi to konieczność”. I rozumieją, o czym świadczy coraz częstsze wykorzystanie systemów informatycznych nie tylko do administrowania danymi pracowników, naliczania wynagrodzeń, generowania umów i przelewów. Systemy IT wkraczają w obszar tzw. miękkiego HR. Czy ich ekspansję należy przyjąć z optymizmem?

Miękki HR a systemy informatyczne

Systemy informatyczne wspierają menedżerów i działy HR w diagnozowaniu potrzeb szkoleniowych i luk kompetencyjnych pracownika. Dzięki kumulacji danych pozwalają lepiej zaplanować jego ścieżkę kariery. Usprawniają komunikację. Podnoszą ogólną efektywność przedsiębiorstwa. Pracownik może w każdej chwili sięgnąć do potrzebnych informacji: salda urlopu czy dostępnych szkoleń. To buduje kulturę organizacyjną firmy, pod warunkiem, że system rzeczywiście działa sprawnie.

– Ponieważ na dobrą opinię pracownika muszą zapracować, to coraz większą wagę przykładają do tzw. miękkiego HR: zarządzania talentami, niematerialnego motywowania pracowników, dbania o ich rozwój zawodowy, łagodzenia konfliktów pracowniczych. Systemy informatyczne mogą stanowić cenne wsparcie dla działań w zakresie „miękkiego” HR, będąc źródłem informacji o kompetencjach pracowników, ich doświadczeniu, zaangażowaniu oraz o tym, jak bardzo identyfikują się oni z celami strategicznymi organizacji.

Większe możliwości a obawa przed nowością

Wdrożenie systemu informatycznego w firmie budzi jednak wiele obaw. – Z badań nad efektywnością wykorzystania systemów informatycznych w organizacjach wynika, że zmiana oprogramowania nie zawsze przynosi pozytywne rezultaty w postaci zwiększenia efektywności przedsiębiorstwa. W początkowym okresie wykorzystywania takich systemów mogą pojawiać się różnego rodzaju utrudnienia, pomyłki, awarie lub opóźnienia. Każda tego typu zmiana organizacyjna niesie więc za sobą ryzyko niepowodzenia – zaznacza dr Wożniak. – Największym wyzwaniem we wdrażaniu systemów informatycznych do firmy jest przekonanie do nich pracowników, w których nowość często budzi naturalny opór. Z doświadczenia wiem, że w takich sytuacjach warto rozmawiać z pracownikami, demonstrować im korzyści, jakie daje nowe narzędzie. Jeśli dostrzegą, że mogą swoją pracę wykonywać szybciej i efektywniej, z czasem przekonają się nowej technologii. Wymaga to jednak czasu i umiejętnego zarządzania zmianą przez kierownictwo – dodaje.

Wygoda, ale też kontrola

Systemy informatyczne żywią się danymi osobowymi. Im więcej udostępnionych danych, tym usługa będzie bardziej spersonalizowana. Zbieranie danych o pracownikach otwiera jednak furtkę do kontroli, często nadmiernej. – Z punktu widzenia menedżera wykorzystanie systemu informatycznego jest racjonalne, a we współczesnych organizacjach nawet niezbędne. Dzięki nim łatwiej koordynować pracę zespołu, przydzielać zadania, monitorować przebieg prac, z wyprzedzeniem reagować na wszelkie odchylenia od zaplanowanych celów. Przekłada się to ostatecznie na efektywność organizacji oraz umożliwia jej rozwój. Z punktu widzenia pracowników powszechność wykorzystania systemów informatycznych może być odbierana jako nadmierna inwigilacja, u której podstaw tkwi brak zaufania. A to właśnie zaufanie powinno być podstawą relacji w firmie, a nie ciągła kontrola wykonywanych zadań, znakomicie ułatwiona przez współczesne technologie – dodaje dr Woźniak.

Sprawna i szybsza komunikacja, ale czy wystarczająca?

Sprawy załatwiamy od ręki – to biznesowy ideał, w którego realizacji często przeszkadza nieefektywna komunikacja. To bolączka wszystkich firm – od rodzinnych przedsiębiorstw po korporacje – na którą antidotum mają być systemy informatyczne. Czy są? – Niewątpliwie systemy informatyczne znakomicie ułatwiają komunikację. W międzynarodowych organizacjach powszechnie wykorzystuje się telekonferencje pozwalające wyeliminować konieczność osobistych spotkań, długich podróży i przygotowań – podkreśla dr Wożniak. – Pamiętajmy jednak, że systemy informatyczne to tylko narzędzia. Nie zastąpią one w pełni bezpośredniego kontaktu z drugim człowiekiem, pozwalającego na nieskrępowaną wymianę poglądów i poszukiwanie rozwiązań. Co ciekawe, w firmach technologicznych często stosuje się agile, czyli zwinną metodykę zarządzania projektami, w której nacisk jest kładziony na spotkania twarzą w twarz i bezpośredni kontakt niewielkiego zespołu pracowników – wyjaśnia.

Media społecznościowe a systemy informatyczne

Jak pracownicy widzą firmę, tak o niej piszą. W internecie: na forach i w mediach społecznościowych. Często nie są to peany, lecz miażdżąca krytyka (albo krytykanctwo). Firmy nie pozostają jednak bierne. – Współcześnie systemy informatyczne wspomagające pracę działów HR są coraz częściej zasilane informacjami pochodzącymi z mediów społecznościowych. Kierownikom zależy, aby firma miała dobrą opinię wśród obecnych i przyszłych pracowników, dlatego monitorują pod tym kątem ich aktywność w sieci – mówi dr Wożniak. Monitorowana jest też internetowa aktywność kandydatów do pracy. W USA połowa firm prześwietla potencjalnych pracowników. W Polsce wdrożenie rozporządzenia RODO miało teoretycznie uniemożliwić weryfikację kandydatów na własną rękę (tzw. background screening). – Niepokoi mnie kwestia prywatności pracownika. Pracodawca może sprawdzić jego aktywność w mediach społecznościowych. Dowie się, jakie ma poglądy polityczne i społeczne, zainteresowania, a potem podejmuje decyzję, czy zatrudnić tę osobę – zaznacza dr Wożniak.

Systemy informatyczne to tylko narzędzia. Nie są w stanie zastąpić bezpośredniego kontaktu z człowiekiem. 

 

Pożegnanie z prywatnością?

Nowe technologie zacierają granice między pracą a życiem prywatnym. Raport Gumtree.pl „Aktywni+ Praca w życiu, życie w pracy” podaje, że 52 proc. pracodawców oczekuje od pracowników stałej dostępności. 55 proc. przełożonych używa prywatnych kanałów, by kontaktować się z zespołem. 28 proc. badanych zadeklarowało, że przeszkadza im zacieranie różnic między życiem prywatnym a zawodowym, co jest spowodowane rozwojem technologii, jednak 46 proc. pracujących Polaków przyjmuje ten fakt ze zrozumieniem, a nawet z zadowoleniem. Bo work-life balance, czyli poszukiwanie równowagi między pracą a prywatnością, jest już passé.

Teraz karierę robi nowy termin – work-life integration, którego popularność wymusił rozwój technologii komunikacyjnych. Work-life integration nie oznacza jednak, że pracujemy dłużej czy więcej. To granica między czasem pracy a prywatnym staje się płynna. Przełożony może zadzwonić do pracownika późnym wieczorem, wysłać kilka maili nad ranem – nie spotka się ze zdziwieniem czy niechęcią. „(…) technologia sprawia, że wszyscy jesteśmy dostępni 24/7. Prowadzimy ważne rozmowy biznesowe podczas urlopów, między wizytami u lekarza a odbieraniem dzieci ze szkoły, w drodze do pracy odpisujemy na służbowe wiadomości. W związku z tym idea work-life balance, według której życie zawodowe i życie osobiste nie mieszają się, jest wręcz nierealistyczna. Zastępuje ją idea work‑life integration, która zakłada, że świat zawodowy i prywatny muszą ze sobą współistnieć, a my powinniśmy umiejętnie się między nimi przełączać” – postulują specjaliści z „Harvard Business Review”. Milczą niestety na temat ewentualnych skutków bycia online przez całą dobę.

I co dalej?

Dziś wydaje się nie na miejscu pytanie, czy wdrażać systemy informatyczne do firm, lecz jak to zrobić, by nie stracić z horyzontu najważniejszego. Czyli człowieka. – W dłuższej perspektywie systemy informatyczne są niezbędne do funkcjonowania każdej organizacji – podkreśla dr Woźniak. – Automatyzacja i robotyzacja mogą sprawić, że człowiek jako podmiot niosący wartość przestanie się liczyć. Musimy sobie odpowiedzieć na pytanie, czy człowiek traktowany jak trybik w maszynie, kontrolowany przez coraz bardziej złożone systemy informatyczne, nadal będzie chciał z zaangażowaniem wypełniać swoje obowiązki.

258 krzysztof wozniak

dr Krzysztof Woźniak – ekspert w zakresie doskonalenia systemów zarządzania, systemów informacji menedżerskiej, analizy i projektowania procesów zarządzania. Pomagał wielu przedsiębiorstwom i organizacjom wdrażać systemy informatyczne. Obecnie współpracuje w charakterze eksperta m.in. z: Ministerstwem Inwestycji i Rozwoju, Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości, Narodowym Centrum Badań i Rozwoju, Centrum Projektów Polska Cyfrowa oraz Urzędami Marszałkowskimi. Jest wykładowcą w Katedrze Procesu Zarządzania Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie oraz współtwórcą i redaktorem portalu Encyklopedia Zarządzania mfiles.pl.

Tekst: Ewa Pluta

Najnowsze artykuły

Kanały

Zobacz także

strefa psyche strefa designu strefa prawa strefa kultur logo
Zapraszamy na webinar „Psychologia cen – jak wpływać na decyzje zakupowe?”