Kreatywne biuro to twórczy pracownik

Przy recepcji wisi hamak, lada z niecodzienną strukturą budzi skojarzenia z czymś pozaziemskim, na podłodze wije się niebieska wstęga wizualizująca rzekę, wewnątrz kilku pracowników siedzi na trybunach niczym na stadionie, słucha i komentuje czyjąś prezentację, kobieta w budce telefonicznej umieszczonej prawie na środku przestrzeni rozmawia przez telefon. Obok przechodzi pracownik z laptopem w ręku i zatrzymuje się przy stole, z którego wysuwa blat i organizuje sobie miejsce do pracy. Tak prezentuje się coraz więcej biur w Polsce.

Relacje w firmie: interakcje pomiędzy pracownikami, czy na linii pracownik-przełożony, atmosfera współpracy, a nie współzawodnictwa, stopień kontroli i autonomii zatrudnionych osób oraz organizacja przestrzeni biurowej znacząco wpływają na twórcze myślenie. Dla zespołów istotne są komfort, poczucie prywatności i intymności w biurze. Dlatego dobry projekt przestrzeni biurowej to taki, który pozwoli z jednej strony na integrację i interakcje między zespołami, a z drugiej zapewni komfort wykonywania samodzielnych zadań. Koncepcją, która pozwala osiągnąć balans pomiędzy wyżej wskazanymi cechami dobrego projektu przestrzeni do pracy jest Activity Based Working. To podejście zakłada, że pracownicy sami najlepiej wiedzą, czego potrzebują, a więc powinni sami decydować, jak i gdzie chcą pracować, a przestrzeń jest tak zaprojektowana, by stwarzać takie możliwości. Już na etapie powstawania projektu analizuje się potrzeby organizacji i bada zachowania ludzi w danym miejscu pracy (np. obserwując, ile czasu pracują siedząc przy biurku). Na etapie wdrożenia przestrzeń przeobraża się poprzez funkcjonowanie w niej ludzi. Sami pracownicy inicjują zmiany, od ustawienia mebli, wstawienia w pokojach roślin doniczkowych czy wybrania miejsca, w którym pracują (w strefie pracy cichej czy w open space.

Elastyczność i wielofunkcyjność przestrzeni biurowej zapewnia wydzielenie stref dedykowanym wykonywaniu różnych zadań. Coraz więcej firm decyduje się w miarę możliwości finansowych i lokalowych na organizowanie takich miejsc jak: przestrzeń do pracy w zespole (tworzone są nawet strefy ze względu na wielkość zespołu: dla diady, małych zespołów - do 4 osób oraz do większych), do pracy indywidualnej, pokój ciszy i miejsce do prowadzenia rozmów telefonicznych mających czasem postać budki telefonicznej oraz open space (otwarta przestrzeń). Czasem podział na strefy realizowany jest za pomocą mebli wielofunkcyjnych np. wysuwany blat tworzy dodatkowe miejsca pracy. Może więc przy takim stole pracować już mały zespół. W systemie podziału na strefy zawiera się również idea Work & Play związana z lokowaniem w przestrzeni pracy miejsc i obiektów służących relaksowi i rozrywce, czyli np. kanapy, hamaku, stołu do gry w ping-ponga czy piłkarzyków i wielu innych. Strefy relaksu, aby spełniały swoje funkcje, powinny być dostępne dla każdego pracownika i wydaje się, że zgodnie z koncepcją Activity Based Working to pracownik sam powinien decydować, kiedy i jak długo w tej strefie przebywać. Strefy nie mogą być bowiem miejscem zamykanym na klucz, w którym nie można przebywać bez zgody przełożonego, a sam pracownik będąc w strefie nie może stresować się tym, czy nie za długo w niej przebywa w ocenie szefa.

Projekty tzw. zdrowych biur uwzględniają ergonomię stanowisk pracy. Elementami, o które należy zadbać w aranżacji takiego otoczenia są przede wszystkim odpowiednie meble biurowe (ergonomiczne, funkcjonalne, ale i estetyczne), ale także kanapy i fotele do wypoczynku, a także coraz częściej pojawiające się w biurach biurka do pracy stojącej, a nawet takie przyrządy jak opaski na rękę przypominające pracownikowi o pozostawaniu w bezruchu przez zbyt długi czas. Bardzo ważny jest dostęp do światła (najlepiej dziennego), jakość powietrza, komfort akustyczny (np. panele i materiały pochłaniające dźwięki lub chociaż miejsca wyizolowane do prowadzenia rozmów telefonicznych). Większość rozwiązań generuje odpowiednie koszta, ale nawet przy niewielkim nakładzie finansowym warto chociażby zainwestować w zorganizowanie miejsca i czasu na przerwy w pracy (kuchnia/kantyna, miejsca do nieformalnych spotkań). Umożliwienie pracownikom spotykania się w pracy i po prostu rozmawiania przekłada się na ich kreatywność i pomysłowość - tak twierdził również Steve Jobs.

Miejsce pracy jest w pewnym sensie naszym drugim domem. Wystrój biura, w którym przebywamy codziennie wpływa na nasze samopoczucie. Wygląd otoczenia powinien być spójny i odpowiednio dostosowany do rodzaju prowadzonej działalności oraz kultury organizacyjnej. Część firm decyduje się na minimalizm we wnętrzu i urządza je np. w stylu skandynawskim lub wręcz przeciwnie chce wyróżniać się eklektyzmem łącząc elementy skrajnie odmienne pod względem kolorystycznym, stylistycznym, materiałowym, tematycznym czy historycznym (białe ściany, drewniane proste meble, na podłodze perski dywan; dębowe meble i skórzane fotele, a na ścianie graffiti, marokańskie płytki i polska koronka). Spójność estetyki może wyrażać się również w przypisywaniu tematyki pomieszczeń, związanej z wprowadzaniem konkretnych motywów do przestrzeni pracy np. biuro pop-art (na ścianie np. prace Warhola lub kolorowe wizerunki Marilyn Monroe), polskie krajobrazy (krzesła wykonane z materiału imitującego bursztyn, struktura ściany przypomina fale, a podłogi piasek), ściany z widokiem na plażę, na pola rzepaku, biuro przypominające oranżerię czy dżunglę. Projektując rozwiązania dla biur należy wziąć pod uwagę styl i charakter pracy obowiązujący w danej organizacji. Inne potrzeby ma pracownik, który pracuje przy biurku z nielicznymi przerwami, a inne ma osoba, która często przebywa na spotkaniach i w zasadzie nie ma jej w pokoju, lub pracuje kreatywnie i projektowo. Projekty zmieniające otoczenie biurowe muszą odpowiadać na realne potrzeby pracowników i nie mogą zakłócać ich rytmu wykonywania obowiązków. Istotne znaczenie mają również relacje w firmie definiowane przez pryzmat poziomu zaufania szefa do pracownika, zakresu autonomii i samodzielności w podejmowaniu decyzji, którymi dysponuje pracownik. Czy szef często kontroluje pracę zespołów czy ufa, że wykonują swoją pracę i nie musi stale z nimi przebywać? Idea współtworzenia sprzyja kreatywności. Komfort poprawia się dzięki temu, że w odpowiednio zaprojektowanej przestrzeni pracownik może decydować o wyborze miejsca pracy oraz, czy w danym momencie chce komunikować się i wchodzić w interakcje z innymi. Wdrożenie zmian w biurze w oparciu o tę koncepcję powiedzie się jedynie wtedy, gdy rzeczywiście pracownicy takiej zmiany oczekiwali i są gotowi podejmować zadania w nowej aranżacji otoczenia. Poważna zmiana w miejscu pracy wprowadzona pod wpływem trendu i wzorowania się na odnoszących sukcesy firmach, ignorująca własną kulturę organizacyjną lub po prostu gotowość zarówno pracowników, jak i szefostwa, na zmiany, może przynieść efekt odwrotny do zakładanego.