Facylitator – czym różni się od trenera i dlaczego firmy go potrzebują?

To facilitate – znaczy „ułatwiać”. Czym jest facylitacja, co „ułatwia” w firmach i jaka jest rola facylitatora? W jakich sytuacjach warto zaprosić go do organizacji? Czym się różni od trenera? Jakich umiejętności potrzeba, by wykonywać ten zawód? O tym wszystkim opowiada w rozmowie Agnieszka M. Staroń – renomowany facylitator, coach i trener ze Szkoły Trenerów Uniwersytetu SWPS.

Marta Januszkiewicz: Kim jest facylitator? Czy to po prostu rodzaj trenera, szkoleniowca?

Agnieszka M. Staroń Trzeba oddzielić rolę trenera od facylitatora. Trener jest osobą, która, w sposób mniej lub bardziej warsztatowy, przekazuje wiedzę (trener biznesu, rozwoju osobistego itp.). Natomiast facylitator to osoba organizująca sposób pracy nad jakimś zagadnieniem. W tym przypadku wiedza jest w zespole, który zna potrzeby organizacji. Podczas sesji facylitator proponuje metody pracy, które pozwalają zneutralizować to, co przeszkadza uczestnikom warsztatu w wypracowaniu rozwiązań i w realizacji wyznaczonych celów.

Czynników zakłócających efektywną pracę grupy może być bardzo wiele. W każdym zespole są silniejsze i słabsze osobowości, ścierają się różne interesy i emocje. Jeśli w facylitacji biorą udział osoby, które na co dzień ze sobą pracują, to w grę wchodzi jeszcze hierarchia zawodowa – w jednej grupie pracują menedżerowie, czasem bardzo wysokich szczebli, i szeregowi pracownicy. Rolą facylitatora jest przygotować sposób pracy, który zneutralizuje te wszystkie wpływy i pozwoli – jak ja to nazywam – „wykorzystać wszystkie szare komórki obecne w pomieszczeniu”.

Kiedy zaczynałam pracę w roli facylitatora, podstawową różnicą, która była dla mnie ważna, było to, że trener stoi przed grupą, a facylitator – za grupą. Czyli trener jest przez cały czas szkolenia widoczny, a facylitator schowany za plecami uczestników, by nie odwracać ich uwagi; proponuje technikę pracy, czasem interweniuje, dopytuje, przypomina o jakiejś zasadzie, zachowuje czujność, by podjąć potrzebne działanie, ale daje uczestnikom możliwie dużo przestrzeni do wykorzystania fachowej wiedzy.

Tego bym się nie podjął; nie uważam, by można było wykazać wyższość jednego obszaru nad drugim.

W jakich sytuacjach warto zaprosić do firmy facylitatora?

Kiedy pojawia się problem, trzeba wypracować rozwiązanie, zebrać i przeanalizować pomysły, wybrać te, które są najlepsze. Kiedy trzeba opracować strategię czy przełożyć ją na konkretne działania. Kiedy trzeba zareagować, zrobić „coś”, kiedy nie do końca wiadomo „co”. To brzmi zabawnie, ale często wiemy, że potrzebne jest działanie, ale nie wiemy, co konkretnie będzie użyteczne i jak się do tego zabrać – dziś, w czasie pandemii, wiele firm się z tym boryka.

Z usług facylitatora warto również skorzystać, gdy chcemy zaangażować pracowników w wypracowywanie rozwiązań ze względów motywacyjnych. W organizacjach biznesowych są pewne ograniczenia, strategie, struktury. Rozwiązania, nawet jeśli wypracuje je grupa, nie różnią się szczególnie od tych, o których zadecydowaliby przełożeni. Jeśli jednak uczestniczymy w tworzeniu rozwiązań, to z większą chęcią i przyjemnością je potem wdrażamy. Zdarzyło mi się nawet prowadzić facylitację dla grupy skonfliktowanych pracowników, którzy ze sobą ściśle współpracowali, i okazało się, że facylitacja bardzo dobrze spełniła swoją rolę.

Jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że jeśli potrzebujemy nowego rozwiązania, powinniśmy zatrudnić specjalistę w danej wąskiej dziedzinie. Bo „ktoś z zewnątrz” zrobi to lepiej. Czy zapominamy, że rozwiązania istnieją wewnątrz firmy, można je wypracować własnymi środkami, tylko czasem potrzeba nam kogoś, kto nam w tym pomoże?

Niekoniecznie trzeba ściągać eksperta z zewnątrz. Czasem warto zacząć od specjalistów wewnątrz organizacji. I tutaj właśnie facylitator – który potrafi zneutralizować w zespołach wpływy ambicjonalne, hierarchiczne, wewnętrznych tarć i interesów – jest niezwykle przydatny.

W czasie sesji facylitacyjnej zawsze może się okazać, że są w grupie jakieś braki kompetencyjne. W tej sytuacji zatrudniamy konsultanta z zewnątrz do pojedynczego elementu, a nie do całego, wielomiesięcznego projektu. To dla firmy oszczędność.

Dodatkową wartością jest to, że po każdej sesji facylitacyjnej firma dostaje kolejne know-how – dotyczące tego, w jaki sposób i jakimi technikami można prowadzić spotkanie, by było bardziej efektywne. Pod koniec swoich sesji robię czasem trenerskie podsumowanie, podczas którego mówię o tym, jakich technik użyliśmy i co z nich wynikło.

Jakich umiejętności wymaga praca facylitatora? Czy kluczowa jest wiedza psychologiczna?

Do bycia facylitatorem nie są potrzebne studia psychologiczne, lecz dostrzeganie reakcji, które wymagają interwencji facylitatora – umiejętność uważnego słuchania uczestników, a także obserwowania i odpowiedniego odczytywania zachowań. Ważne jest, by zauważać, kiedy członkowie zespołu nie rozumieją czyjejś wypowiedzi; kiedy grupa lekceważy czyjeś opinie lub nie przyjmuje zaproponowanego rozwiązania; kiedy pojawia się stres, napięcie, sytuacja konfliktowa itp. Można to rozpoznawać po mimice, mowie ciała, po tym, jak osoby reagują na to, co słyszą, czy też po określonych słowach w komentarzach. Czasem poznaje się to intuicyjnie, ale dużą rolę odgrywa tu doświadczenie.

Co jest jeszcze potrzebne facylitatorowi? Sympatia do ludzi, podchodzenie do nich z szacunkiem, umiejętność komunikowania się, bycia zrozumiałym dla innych. Facylitacja jest dość nowym sposobem pracy w Polsce, dlatego ważną umiejętnością jest wyjaśnianie zasad obowiązujących w czasie sesji, dawanie precyzyjnych instrukcji. W facylitacji znajdziemy metody pracy znane wielu szkoleniowcom oraz takie, które są dla nich zupełnie nowe.

W swojej pracy łączy Pani różne wcześniejsze doświadczenia zawodowe.

Tak, przyznam, że pracuję dość nieortodoksyjnie. Mam za sobą wiele lat pracy, ogromny przegląd rozmaitych sytuacji biznesowych i jestem głęboko przekonana, że jeśli ktoś zamówił moje usługi, to ma prawo do, jak ja to mówię – całej zawartości mojego mózgu. W facylitacji czy w coachingu nie jest to takie oczywiste. Umawiam się z klientem: „Możemy zadziałać ściśle według zasad lub bardziej elastycznie, różnice w sposobie pracy i dotyczące jej efektów mogą być takie; decyzja należy do ciebie”. Moje „bardziej elastycznie” polega na tym, że, kiedy ludzie wypracowują rozwiązania, to dorzucam jeszcze jakiś pomysł, na który nie wpadli albo zadaję pytanie merytoryczne spoza procesu facylitacyjnego, którego wielu świetnych facylitatorów by nie zadało, bo w gruncie rzeczy facylitator nie powinien „się wtrącać”.

Zdarza się, że gdy przychodzi do mnie klient i mówi, że potrzebuje szkolenia z danego zagadnienia, ja proponuję mu na początek rodzaj warsztatu, który będzie miał charakter sesji facylitacyjnej. Robię tak, kiedy doświadczenie mi podpowiada, że ci pracownicy wiele umiejętności już mają, tylko z jakiegoś powodu ich nie dostrzegają lub nie używają. Facylitacja pozwala im zobaczyć, co potrafią, a jednocześnie wskazać, czego im brakuje i co dokładnie powinno być przedmiotem szkolenia.

Pracowałam kiedyś z gronem pedagogicznym prywatnej szkoły podstawowej. Poproszono mnie o przygotowanie nauczycieli do asertywnej komunikacji z rodzicami. Stwierdziłam, że to nie możliwe, by nauczyciele, ludzie wykształceni, starannie wybrani do tej pracy, nie potrafili się asertywnie komunikować. Zaproponowałam zatem sesję facylitacyjną, by zobaczyć, jakie umiejętności są im potrzebne w kontakcie z rodzicami, które z nich już mają i jak się nimi posługują. W jej trakcie zebraliśmy również kompetencje, jakie należy uzupełnić. Pod koniec spotkania uczestnicy byli zaskoczeni swoimi umiejętnościami. Wprawdzie można było parę rzeczy poprawić, ale klika godzin wcześniej myśleli, że nie potrafią być asertywni.

Jak duże jest zapotrzebowanie na tego typu specjalistów? Chyba nie ma na rynku wielu facylitatorów.

Facylitatorzy są niezwykle potrzebni, tylko… rynek jeszcze niekoniecznie o tym wie! Nie rozumie, czym jest facylitacja i jak ją wykorzystać. Kiedy 2 lata temu napisałam swój pierwszy duży tekst o facylitacji, ktoś zwrócił mi uwagę, że to kolejna dziwna nazwa dobrze znanego sposobu działania, czyli szkolenia. Absolutnie się z tym nie zgadzam, bo facylitacja to w ogromnym stopniu inny od trenerskiego sposób pracy. Facylitator ma też inne cele do osiągnięcia, daje firmie i pracownikom klienta inne możliwości.

Wydaje mi się, że czasach pandemii facylitacja będzie niezwykle przydatna. Wiele firm znalazło się w sytuacji kryzysu, kiedy potrzebny był „generalski” styl zarządzania. Teraz, gdy lepiej poznaliśmy nową sytuację, widzimy, że trzeba zarządzać inaczej; dostrzegamy wady i zalety pomysłów, jakie zostały wdrożone, kiedy nastał kryzys, i zauważamy nowe potrzeby. Dlatego wydaje mi się niezwykle ważne, by nowe rozwiązania były wypracowywane wewnątrz firmy – przez tych, których te rozwiązania bezpośrednio dotyczą.

Nie zdarzyło mi się, żeby uczestnicy czy zarząd organizacji nie byli zadowoleni z przebiegu facylitacji i jej rezultatów. Ponieważ rzecz jest nowa i mało znana, trudno namówić klientów na ten sposób pracy. Im więcej będzie nas – facylitatorów, tym więcej osób będzie o facylitacji mówiło i więcej potencjalnych klientów dowie się o jej zaletach. Sądzę, że konkurencja jest bardzo pożądana – byle była na poziomie i robiła dobrą robotę! Dlatego m.in. z przyjemnością będę dzielić się swoją wiedzą w Szkole Trenerów Uniwersytetu SWPS.

Dziękuję za rozmowę.

Marta Januszkiewicz