Jak rozwijać innowacyjność – od rozpoznania problemu do wdrażania pomysłów
Innowacyjność przydaje się wtedy, gdy dotychczasowy sposób działania przestaje wystarczać: klienci nie rozumieją instrukcji, zadania utknęły między działami albo nowa usługa nie odpowiada na potrzeby odbiorców. Jak rozwijać innowacyjność? Warto ćwiczyć cały proces: rozpoznawanie problemów, formułowanie wyzwań, tworzenie i udoskonalanie pomysłów oraz wprowadzanie ich w życie. Równie ważne są warunki współpracy, które pozwalają zespołowi sprawdzać nowe rozwiązania i wyciągać wnioski z efektów.
Czym różni się innowacyjność od kreatywności
Kreatywność to zdolność tworzenia pomysłów, które są nowe i wartościowe. Innowacyjność obejmuje również gotowość i umiejętność przekształcania ich w rozwiązania stosowane w praktyce. Można więc przygotować wiele ciekawych koncepcji, a mimo to zatrzymać się przed wdrożeniem.
Kreatywność to w dużej mierze umiejętność przekształcania – rzeczy, idei, procesów. To właśnie dzięki tej transformacji pomysły stają się innowacjami, a wizje – konkretnymi rozwiązaniami.
Propozycja uproszczenia zapisów na szkolenie jest pomysłem. Makieta formularza pomaga go sprawdzić. Dopiero wprowadzenie istotnie zmienionego procesu do rzeczywistego użycia pozwala rozpatrywać go jako innowację. Samo wdrożenie nie gwarantuje sukcesu finansowego ani poprawy doświadczeń odbiorców, dlatego efekty wymagają oceny.
Przykłady usprawnień w codziennej pracy
Pracę nad innowacyjnością można zacząć od sytuacji, które regularnie utrudniają wykonanie zadania. Poniższe przykłady pokazują możliwe kierunki zmian, a nie wyniki konkretnych organizacji.
Problem: Uczestnicy szkolenia wielokrotnie pytają, jak dołączyć do zajęć.
Pomysł na usprawnienie: Przebudowanie przygotowania do szkolenia: jedna instrukcja, widoczny link i możliwość wcześniejszego sprawdzenia dostępu.
Co warto sprawdzić: Odsetek osób wymagających pomocy i liczba problemów przy dołączaniu.
Problem: Nowa osoba w zespole nie wie, gdzie znaleźć informacje i do kogo kierować pytania.
Pomysł na usprawnienie: Zastąpienie rozproszonych materiałów ścieżką wdrożenia z zadaniami i opiekunem.
Co warto sprawdzić: Czas do samodzielnego wykonania wybranego zadania i opinie nowych pracowników.
Problem: Sprawy klientów krążą między działami bez jasnej odpowiedzialności.
Pomysł na usprawnienie: Zmiana obiegu zgłoszeń: wspólna lista spraw, wskazany opiekun i zasady przekazywania.
Co warto sprawdzić: Czas rozwiązania sprawy i liczba przekazań między działami.
Każdy z tych kierunków może prowadzić do użytecznej zmiany. To, czy będzie ona innowacją, zależy między innymi od zakresu różnicy wobec dotychczasowego sposobu działania. Dla osoby rozwijającej kompetencję ważną praktyką jest samo rozpoznanie potrzeby, zaproponowanie alternatyw i sprawdzenie ich w działaniu.
Współczesne organizacje potrzebują dziś nie tylko pomysłów, ale przede wszystkim ludzi, którzy potrafią je wdrażać.
Jak rozwijać innowacyjność przez kreatywne rozwiązywanie problemów
Pomocne ramy daje Creative Problem Solving, czyli CPS. Proces ten obejmuje określenie celu, zebranie danych, sformułowanie problemu, generowanie pomysłów, udoskonalanie rozwiązań i planowanie ich wdrożenia. To elastyczny sposób pracy: nowe informacje mogą skłonić zespół do powrotu do wcześniejszych kroków.
CPS to nie luźne bujanie w obłokach, rozlazłe burze mózgów. To ustrukturyzowany proces, który prowadzi krok po kroku do skutecznych rozwiązań.
Prześledźmy ten proces na przykładzie hipotetycznej organizacji prowadzącej szkolenia, której uczestnicy mają trudności z dołączaniem do zajęć online.
1. Rozpoznaj problem i sformułuj wyzwanie
Pierwsza propozycja zespołu brzmi: „Wyślijmy więcej przypomnień”. To już pomysł na rozwiązanie. Wcześniej warto ustalić, co rzeczywiście utrudnia uczestnikom rozpoczęcie nauki.
Pomagają w tym pytania:
- Kogo dotyczy problem i w którym momencie się pojawia?
- Co wiemy z wiadomości do obsługi, obserwacji i rozmów z uczestnikami?
- Które informacje są faktami, a które naszymi przypuszczeniami?
- Jaką zmianę chcemy osiągnąć i na co mamy wpływ?
Załóżmy, że w naszym przykładzie rozmowy wskazują na trudność w odnalezieniu właściwego linku. Zespół może wtedy sformułować wyzwanie: „Jak moglibyśmy ułatwić uczestnikom samodzielne dołączenie do pierwszych zajęć online?”.
Takie pytanie wskazuje odbiorcę i oczekiwany efekt, pozostawiając miejsce na różne rozwiązania. Można rozważyć przebudowę wiadomości, zmianę widoku konta lub wcześniejsze sprawdzenie dostępu. Samo pytanie „Jak wysyłać więcej przypomnień?” ograniczyłoby poszukiwania do jednego kanału.
2. Szukaj różnych możliwości i odrocz ich ocenę
Kreatywne rozwiązywanie problemów wymaga zarówno poszerzania puli możliwości, jak i ich późniejszej selekcji. W CPS są to dwa tryby myślenia: dywergencyjny i konwergencyjny. Warto je rozdzielać w każdym etapie pracy, także podczas określania problemu i planowania działań.
Podczas tworzenia pomysłów zespół zapisuje propozycje bez natychmiastowego oceniania. Może zacząć od kilku minut indywidualnej pracy pisemnej, a następnie wspólnie rozwijać zebrane koncepcje. Dopiero później porównuje je z ustalonymi kryteriami.
Pomocne są konkretne techniki, na przykład SCAMPER. To zestaw pytań podpowiadających, jak przekształcić istniejące rozwiązanie: co zastąpić, połączyć, zaadaptować, zmodyfikować, wykorzystać inaczej, usunąć lub ułożyć w innej kolejności.
W naszym przykładzie można zapytać:
- Co połączyć? Rozproszone informacje organizacyjne w jedną instrukcję.
- Co usunąć? Powtarzające się fragmenty wiadomości, które utrudniają znalezienie linku.
- Co zmienić w kolejności? Umożliwić sprawdzenie dostępu przed dniem szkolenia.
Szukaj również pomysłów z innych kategorii: dotyczących języka komunikacji, organizacji obsługi czy funkcji platformy. Kilka wersji tej samej wiadomości daje mniejszy wybór niż propozycje zmieniające różne elementy procesu.
3. Wybierz i udoskonal rozwiązanie
Po zebraniu pomysłów przychodzi czas na ocenę. Warto wcześniej uzgodnić kryteria: spodziewaną korzyść dla odbiorcy, wykonalność, koszt, ryzyko i możliwość sprawdzenia najważniejszych założeń. Dobrą praktyką jest porównanie wartości pomysłu z jego wykonalnością.
Krytyka może pomóc rozwinąć koncepcję. Zamiast ogólnego „to nie zadziała” wskaż konkretną trudność i pytanie, które pozwoli nad nią pracować:
„Jedna instrukcja może ułatwić odnalezienie linku. Obawiam się jednak, że część osób nie otworzy wiadomości. Jak możemy zapewnić dostęp do tej informacji również na koncie uczestnika?”
W ten sposób zespół rozpoznaje mocną stronę pomysłu, nazywa obawę i szuka sposobu jej uwzględnienia. Nie musi przyjmować każdej propozycji, ale daje jej szansę na dopracowanie.
4. Przetestuj pomysł i zaplanuj wdrożenie
Przed większą inwestycją warto sprawdzić kluczowe założenie w ograniczonej skali. Prototypem instrukcji może być zwykły dokument lub makieta wiadomości. Poproś kilka osób z grupy docelowej, aby znalazły link i pokazały, co zrobiłyby dalej. Obserwuj wykonanie zadania, zamiast poprzestawać na pytaniu, czy materiał im się podoba.
Następnie można przeprowadzić pilotaż podczas jednej edycji szkolenia. Przed jego rozpoczęciem ustalcie:
- Hipotezę nowa instrukcja ułatwi samodzielne dołączenie do zajęć.
- Pomiar: odsetek uczestników potrzebujących pomocy oraz rodzaje zgłaszanych trudności.
- Odpowiedzialność i termin: kto przygotuje zmianę, kto zbierze dane i kiedy zespół omówi wyniki.
- Kryterium decyzji: jaki wynik uzasadni wdrożenie, kolejną poprawkę albo rezygnację z tej wersji.
Porównuj odsetki przy uwzględnieniu liczebności grup i różnic między edycjami. Mniejsza liczba wiadomości do obsługi nie wystarczy, jeśli jednocześnie więcej osób nie dotarło na zajęcia.
Po pilotażu potrzebna jest decyzja o dalszym działaniu. Wdrożenie obejmuje również aktualizację materiałów i procedur, przygotowanie osób obsługujących proces oraz wskazanie, kto będzie dbał o rozwiązanie. Dzięki temu nowy sposób pracy może wejść do codziennego użycia.
Kultura innowacji w zespole
Kultura innowacji ujawnia się w codziennych zachowaniach: sposobie reagowania na pomysły, podejmowania decyzji i omawiania niepowodzeń. Innowacyjne organizacje i zespoły stawiają m.in na docenianie inicjatywy, ograniczanie nadmiernej kontroli, korzystanie z inspiracji zewnętrznych i łączenie różnych perspektyw.
Gdy pracownicy czują, że nie zostaną „ukarani" za próby, łatwiej podejmują ryzyko i otwarcie mówią o problemach.
W praktyce warto zadbać o kilka warunków:
- Możliwość zgłaszania wątpliwości. Osoba, która widzi problem, może go opisać bez ośmieszania i przypisywania jej złych intencji.
- Różne perspektywy. Nad usprawnieniem pracują osoby znające potrzeby odbiorców, codzienną obsługę i ograniczenia wdrożenia.
- Jasny sposób pracy. Zespół wie, kiedy tworzy pomysły, kiedy je ocenia i kto podejmuje decyzję.
- Czas i zakres samodzielności. Wiadomo, jakie zmiany można testować oraz jakie zasoby są dostępne.
- Informacja o dalszych losach propozycji. Osoba zgłaszająca pomysł otrzymuje odpowiedź: co zostanie sprawdzone, co wymaga poprawy i dlaczego.
Gotowość do eksperymentowania warto połączyć z ustaleniem granic ryzyka i sposobu analizy wyników. Po nieudanym teście zapytajcie, czego się dowiedzieliście i co zmienicie w kolejnym podejściu. Rola lidera obejmuje też zapewnienie warunków do takiej pracy.
Najczęstsze bariery innowacyjności
Bariery mogą wynikać z własnych przekonań i nawyków, ale również ze środowiska pracy. Ich rozpoznanie pomaga dobrać właściwe działanie.
Przywiązanie do jednego sposobu działania. Gdy pojawia się przekonanie „zawsze tak robiliśmy”, nazwij założenie i zapytaj, jakie dane je potwierdzają. Sprawdź, czy warunki, w których powstało, nadal obowiązują.
Perfekcjonizm i obawa przed oceną. Umówcie się, że pierwsza wersja służy rozmowie i sprawdzeniu założenia. Określcie, co musi zawierać, aby można było ją ocenić, zamiast od razu dopracowywać wszystkie szczegóły.
Przedwczesne odrzucanie pomysłów. Wypowiedzi w rodzaju „u nas to nie przejdzie” zastąpcie konkretnym opisem ograniczenia. Oddzielcie sesję tworzenia propozycji od ich selekcji.
Presja zgody i dominacja części zespołu. Zbierzcie propozycje indywidualnie przed wspólną dyskusją. Zaproście do rozmowy osoby, których perspektywa dotąd nie wybrzmiała.
Impas w pracy twórczej. Chwilowy brak nowych koncepcji może być sygnałem do przerwy, zmiany techniki albo ponownego przyjrzenia się wyzwaniu. Warto sprawdzić te możliwości przed zakończeniem pracy.
Brak zasobów i decyzji po warsztacie. Jeżeli nie ma osoby odpowiedzialnej za kolejny krok, czasu na test ani terminu powrotu do tematu, pomysły łatwo pozostają na liście. Dopiszcie do wybranej propozycji konkretne działanie, wykonawcę i termin.
Jak sprawdzać postępy i dalej rozwijać kompetencję
Kreatywność nie wymaga talentu – wymaga praktyki i ciekawości.
Na początek wybierz jedno powtarzające się utrudnienie. Zapisz, kogo dotyczy i czego jeszcze o nim nie wiesz. Następnie sformułuj otwarte wyzwanie, przygotuj różne propozycje i uzgodnij najmniejszy sensowny test. Praca nad takim zadaniem pokaże, który element procesu chcesz dalej ćwiczyć.
Jeśli trudno ci wyjść poza pierwsze rozwiązanie, przydatna będzie nauka technik generowania pomysłów. Gdy koncepcje powstają, ale nie przechodzą do realizacji, warto skupić się na ich udoskonalaniu i planowaniu wdrożenia. Jeżeli zespół unika inicjatywy, potrzebna może być praca nad kulturą współpracy.
Te obszary obejmuje ścieżka Open Cycle „Rozwijanie innowacyjności” w projekcie „Twoje kompetencje przyszłości” Uniwersytetu SWPS i Konfederacji Lewiatan. W jej programie przewidziano między innymi kreatywne rozwiązywanie problemów, techniki generowania i wdrażania pomysłów oraz budowanie kultury innowacji. Udział w projekcie jest bezpłatny, zaś ukończenie kursów jest potwierdzane nanopoświadczeniami w standardzie Open Badges 3.0. Zaliczenie czterech kursów w ścieżce pozwala także uzyskać zaświadczenie uzyskania kompetencji.
Sprawdź ofertę, zasady udziału i terminy naboru na stronie projektu Twoje kompetencje przyszłości.
Zobacz inne aktualności
